איך להביע אכזבה באופן מקצועי?
אך לרוב, התגובה הטובה ביותר היא להיות רגועים ונאספים כדי שתוכל להשמיע את דאגותיך ואכזבתך באופן מקצועי.
אם מישהו מאכזב אותך או שקורה לך משהו מאכזב, זה נורמלי לחלוטין להרגיש נסער, מתוסכל או כועס ממש. אך לרוב, התגובה הטובה ביותר היא להיות רגועים ונאספים כדי שתוכל להשמיע את דאגותיך ואכזבתך באופן מקצועי. לא קשה לעשות ביטוי לעצמך מבחינה מקצועית אם אתה שומר על קור רוח ושומר על קור רוח. בין אם תבחרו להעביר את התסכול שלכם בדוא"ל, במכתב או באופן אישי, הכל קשור לשימוש בשפה הנכונה והתנהלות נכונה.
שיטה 1 מתוך 3: שליחת מייל מקצועי
- 1השתמש בדוא"ל כדי להביע אכזבה מבעיה הקשורה לעבודה. אם אתה מאוכזב מחבר לעבודה או ממנהל, דוא"ל הוא דרך נהדרת להביע את אכזבתך, תוך שמירה על שיא דיגיטלי במקרה של בעיות עתידיות. אתה יכול גם לשלוח דוא"ל אם אתה מסרב להזדמנות עבודה פוטנציאלית.
- דוא"ל הוא גם דרך טובה להעביר את האכזבה שלך לבוס שלך אם הם דחו בקשה למשהו כמו חופשה או רעיון שהצעת.
- למרות שזה עלול לפגוע ברגשותיך, זה תמיד רעיון טוב לשלוח דוא"ל מעקב לאחר שנדחה לעבודה.
- 2כתוב שורת נושא קצרה וישירה אם אתה כותב דוא"ל מקורי. היו תמציתיים וציינו בבירור על מה האימייל בשורת הנושא. הימנע משימוש במשפט ארוך או בשפה גסה כדי לגרום לדוא"ל שלך להיראות יותר מקצועי כדי שהנמען ייקח את זה יותר ברצינות. בחר נושא שאינו עולה על 5 מילים והקלד אותו בשורת הנושא של הדוא"ל.
- למשל, אם אתה כותב דוא"ל לעבודה על מועד אחרון שהוחמצ, אתה יכול לכלול שורת נושא שנראית כמו " מועד אחרון למשלוח חסר."
הערה: אם אתה מגיב להודעת דוא"ל, כמו למשל דוא"ל המודיע לך שנדחתה על תפקיד פוטנציאלי, השב להודעת הדוא"ל המקורית במקום להרכיב הודעה חדשה כדי שיהיה לך רישום מאורגן של התכתבות שלך.
- 3התחל את הדוא"ל שלך בברכה מקצועית כדי לתת את הטון. פתח את הדוא"ל שלך בברכה רשמית כדי שיהיה ברור מההתחלה שהדוא"ל שלך הוא מקצועי. בחרו ברכה המתאימה לקשר שלכם עם האדם. לדוגמה, אם אתה נמצא על שם פרטי עם מנהל בשם מתיו סמית ', אתה יכול להתחיל את הדוא"ל שלך כמו "מאט יקר".
- אם יש לך מערכת יחסים מאוד פתוחה ומזדמנת עם הנמען, אתה יכול לומר משהו כמו 'היי מאט'.
- אם אתה כותב דוא"ל למישהו שמעולם לא פגשת, התחל עם 'למי זה עשוי לגעת'.
- לקבלת מיילים לקבוצה עם נמענים שברצונך כתובת, אומר בפשטות, "הכל".
- 4הוסף נעימה קצרה כדי לשמור על ידידותיות בדוא"ל. אחרי שאתה מברך את הנמען, הפוך את השורה הראשונה של הדוא"ל שלך להחלפה קצרה או נעימה שמראה שאתה ידידותי אבל מקצועי. שמור על זה קצר ואל תעבור על 2 או 3 שורות של שיחות חולין לפני שתגיע לבשר של הדוא"ל שלך.
- נסה להתחיל במשהו כמו "אני מקווה שאתה עושה טוב" או "אני מקווה שהדוא"ל הזה ימצא אותך טוב."
- אם מערכת היחסים שלך היא מזדמנת עם האדם, תוכל להזכיר פרט אישי כגון: "אני מקווה שהיה לך נהדר בקונצרט בסוף השבוע האחרון."
השתמש בדוא"ל כדי להביע אכזבה מבעיה הקשורה לעבודה. - 5ציין את האכזבה שלך בבירור בגוף הדוא"ל. לאחר שתגדירו את הבמה למייל שלכם בברכה ובנעימות קצרה, היכנסו לעסקי הבעת אכזבתכם. ספר להם בצורה ברורה מה אתה מרגיש, אך שמור על שפתך רשמית והימנע משימוש בסרקזם, איומים או גסויות כדי שתראה מקצועי ככל האפשר. ציין את כל התלונות שלך ושמור את גוף הדוא"ל שלך לפיסקה אחת במידת האפשר, כך שהדוא"ל יתמקד בנושא העומד לרשותך.
- לדוגמא, אם דחו אותך לעבודה פוטנציאלית, תוכל לומר משהו כמו: "צר לי לשמוע שהחלטת ללכת לכיוון אחר. ציפיתי להזדמנות, ולכן אני מאוכזב ההחלטה להעסיק מישהו אחר. "
- אם אתה כותב לעמית לעבודה או לעובד כדי להביע את אכזבתך, אתה יכול לומר משהו כמו: "הגעתי לתשומת ליבי שמדיניות ונהלים מסוימים לא בוצעו כראוי. המדיניות קיימת מסיבה, ולכן זה מאכזב ללמוד שהם התעלמו. "
- 6שמור על שפה וטון מכובדים לאורך כל הודעת הדוא"ל. השתמש בשפה רשמית ומכבדת כדי להעביר בבירור את אכזבתך מבלי לגרום לנמען להרגיש שאתה תוקף אותם באופן אישי. תאר לעצמך כיצד הכתובת תיתפס אם היא נקראה על ידי מישהו אחר או שהיא הייתה מתפרסמת ומגדירה את כתיבתך לייצוג מקצועי של עצמך.
- אם אתה שולח דוא"ל לעובד או למנהל, ייתכן שהדוא"ל שלך עשוי להיות משותף עם אנשים אחרים, ולכן חשוב שהכתיבה שלך תהיה מכובדת ומקצועית.
- למשל, במקום לומר משהו כמו "אני לא מבין מה הבעיה שלך ומדוע אתה מסרב לנהוג", אמור משהו כמו "כפי שכבר דנו בעבר, ההליכים נועדו להשאיר את כולם באותו דף אז כולם צריכים לעקוב אחריהם. "
- 7סיים את הדוא"ל שלך בנימה חיובית וקריאה לפעולה. עטוף את הדואר האלקטרוני שלך על ידי הכללת מידע הניתן לפעולה, כגון קביעת פגישה או הזמנת הנמען להגיע אליך אם יש לו שאלות. כלול גם כמה הערות חיוביות. ציינו דברים שאתם שמחים עליהם או שבחו את האדם על משהו שהם עשו היטב כדי שהם ירגישו שאתם לא רק מפטירים אותם, אלא שיש להם את האינטרסים הטובים ביותר.
- לדוגמה, אתה יכול לומר למראיין שלך, "אבל אני אסיר תודה על ההזדמנות לראיין עם החברה שלך. אנא הודע לי אם משהו ייפתח בעתיד!"
- אם אתה כותב לעובד או לעבודה, נסה משהו כמו, "אני יודע שעבדת קשה מאוד על זה, רק רציתי להביא את הנושאים שיש לי לידיעתך כדי שתוכל לפקוח עין על כל בעיות פוטנציאליות עתידיות. "
- 8קרא את הדוא"ל בקול רם לפני שאתה שולח אותו כדי לשמוע איך זה נשמע. הקדש רגע לקרוא את כל הדוא"ל שלך בקול רם, כך שתוכל לשמוע את הטון בכתיבה שלך והגהה עבור שגיאות כתיב או דקדוק. אם אתה מוצא שגיאות הקלדה, שגיאות כתיב או שפה לא מסודרת, תקן זאת! אם הטון שלך רך מדי או קשוח מדי, התאם את השפה כך שתהיה מקצועית אך איתנה. כשאתה מרוצה מזה שלח אותו לאדם שהוא מיועד אליו.
- אתה יכול גם לחבר או לעבודה לקרוא את הדוא"ל שלך לפני שאתה שולח אותו כדי לוודא שזה נשמע בסדר.
- שגיאות כתיב או מילים חסרות באמת יכולות להשליך את ההשפעה של הודעת הדוא"ל שלך, אז הקדש את הזמן להגדרת הכתיבה שלך.
שיטה 2 מתוך 3: כתיבת מכתב תלונה רשמי
- 1שלח מכתב לחברה או אם לא הצלחת לקבל תגובה. אם אתה מאוכזב ממוצר או מהתנהגות של חברה, כתיבת מכתב רשמי המפרט את תלונתך היא הדרך המקצועית ביותר לתקשר איתם. אם לא הצלחת ליצור קשר עם מישהו בשום דרך אחרת, השתמש במכתב רשמי כמוצא אחרון כדי להביע את אכזבתך ולפרט את נושאיך.
- אתה יכול גם להשתמש במכתב כניסיון אחרון להוכיח שניסית ליצור קשר עם מישהו כדי לדון איתו בבעיה שלך.
- 2ציין את הבעיה שלך בבירור במשפט הראשון. לא משנה מה אתה מאוכזב, הבהיר זאת מייד על ידי הכנסתו למשפט הראשון במכתבך. היה ישיר ותמציתי וציין את הבעיה או התלונה שלך בצורה ברורה ומקצועית כדי לתת את הטון לכל המכתב שלך.
- לדוגמא, אם אתה כותב לחברה כדי להתלונן על פוליסה שהשפיעה עליך, אתה יכול להתחיל עם "אני כותב כדי להביע את תסכולי ואכזבתי ממדיניות ההחזר של החברה שלך."
- אם אתה כותב מכתב למישהו שלא הצלחת להגיע אליו, נסה להתחיל במשהו כמו, "אני כותב מכתב זה בקשר לאי תשובתך לשאלותיי לגבי הפיקדון שלי לאחר שלא הצלחתי להגיע אליך בטלפון או במייל. "
- 3השתמש בגוף המכתב שלך כדי להוסיף פרטים ומידע הקשור לנושא שלך. לאחר שהצהרת את אכזבתך וסוגייתך, השתמש בשאר מכתבך כדי להוסיף פרטים ומידע ספציפיים כדי להרחיב את מכתבך ולהסביר את תסכולך. ציין את הצעדים שנקטת לפתרון הבעיה שלך, כמו גם מאמצים שעשית כדי לפנות אליהם לקבלת סיוע.
טיפ: אם ניסיתם לפנות אליהם או שהבטיחו לטפל בחששותיכם, ציינו את התאריכים שניסיתם לפנות אליהם או שהם התחייבו לתקן את הבעיה.
לאחר שהבעת את אכזבתך והסברת את נימוקיך, תן לאדם אפשרות לדבר. - 4הימנע משפה זועמת, סרקסטית או מאיימת במכתבך. לאורך המכתב, שמור על השפה והטון שלך רשמיים ומקצועיים. לעולם אל תשתמש בגסויות או בשפה מאיימת והימנע מסרקזם כדי שכתיבתך תיראה מקצועית ככל האפשר.
- אם אי פעם תצטרך לייצר את מכתבך לתיק בית משפט, אתה רוצה לגרום לעצמך להראות מקצועיים ככל שתוכל.
- קללה או שימוש בשפה אלימה יגרמו לכם להיראות תוקפניים ולא מקצועיים.
- 5כלול עותקים של כל המסמכים הרלוונטיים לתלונתך. אם יש לך תמונות, חוזים או כל מסמך אחר המגבה או מוכיח את טענותיך, צור עותק מהן וצרף אותן למכתבך. הקפד להתייחס אליהם במכתב שלך כדי להוסיף עוד תוקף לכל טענה שתעלה.
- לדוגמא, במכתבך תוכל לומר משהו כמו: "צירפתי תמונות כיצד נראה המוצר המוגמר, שכפי שאתה יכול לראות, הוא רחוק מלהיות מספק."
- 6הוסף את פרטי הקשר שלך לאחר מסקנתך. סיים את מכתבך בפסקה המסכמת את דאגותיך העיקריות ואת הפעולות שתרצה לפתור אותם. אם אתה רוצה שהאדם או החברה ייצור איתך קשר כדי לנסות לתקן את הבעיה או לדון בעניין עוד יותר, הקפד לכלול את פרטי הקשר שלך בתחתית.
- חתמו על המכתב בסגירה רשמית כמו "בברכה", "בכבוד רב" או "בכבוד" ואחריו שמך.
- תן את מספר הטלפון או את כתובת הדוא"ל שבה אתה רוצה שהם ישתמשו כדי לפנות אליך.
- 7שלח את המכתב באמצעות דואר מוסמך כדי שיהיה עליו לחתום עליו. השתמש בדואר מוסמך או באפשרות משלוח מכתבים המחייבת את הנמען לחתום עליו כדי שיהיה לך הוכחה שהוא התקבל. שמור את הקבלה למקרה שתצטרך להוכיח שכתבת להם מכתב או לספק אותו לתיק בית משפט.
שיטה 3 מתוך 3: לדבר עם מישהו באופן מקצועי
- 1שוחח ישירות עם מישהו אם אתה לא רוצה את זה ברשומה. אם אתה מעדיף להביע את אכזבתך ללא עקבות נייר או מבלי להיות מודאג מכך שהשיחה שלך תיבדק מאוחר יותר, שיחה פנים אל פנים היא הדרך ללכת. בנוסף, שיחה ישירה עם מישהו מאפשרת לך לאמוד את התגובות שלהם ולהוסיף מגע אישי יותר.
- לעתים קרובות זה יכול להיות הרבה יותר מהר פשוט לדבר עם מישהו שאתה מאוכזב ממנו.
- שיחה עם מישהו מאפשרת לך להשתמש בשפת הגוף שלך ובטון הקול שלך כדי להעביר את התסכול או האכזבה שלך באמת.
- 2בקש מהאדם להיפגש איתך באופן פרטי כדי לדון בנושא. שוחח עם האדם הרחק מאנשים אחרים כדי שתוכל לבטא את עצמך בחופשיות מבלי להביך אותם. קבע פגישה או בקש מהם לפגוש אותך איפשהו כמו חדר ישיבות, משרד או אפילו בית קפה כדי שיהיה יותר מקצועי.
- התקשר אליהם או שלח להם אימייל לשאול אותם מה הזמן והמקום המתאימים להם ביותר.
טיפ: אם אתה צריך לדבר איתם מיד, אמור להם משהו כמו: "יש לך רגע מהיר? אני צריך לדבר איתך."
- 3התחל את השיחה על ידי תודה ושאל לשלומם. לפני שתתחיל להביע את אכזבתך, הקדש רגע להודות לאדם על שהקדיש את הזמן להיפגש איתך ולמדוד את מצב הרוח שלו. שאל אותם מה שלומם ואם הם מוכנים לדבר איתך על הנושא. אם הם נראים כועסים או נסערים, נסה להרגיע אותם או המתן לדבר איתם אחר כך. אם הם נראים בסדר גמור, התחל לדון בבעיה או בסוגיה שלך.
- התחלה ברגל ימין תעזור לשיחה לעבור בצורה חלקה ומקצועית.
- לדוגמא, אתה יכול להתחיל לומר משהו כמו: "תודה רבה על זמנך. אני לא אקח יותר מדי זמן, אני פשוט באמת צריך לדון איתך במשהו."
השתמש בשפה רשמית ומכבדת כדי להעביר בבירור את אכזבתך מבלי לגרום לנמען להרגיש שאתה תוקף אותם באופן אישי. - 4ציין את תלונתך באופן ברור וישיר. ספר לאדם מדוע אתה מאוכזב באמצעות שפה ספציפית ולא רגשית. היו ישירים ואובייקטיביים ורשמו את כל הסיבות שאינכם מרוצים, אך הימנעו מלהטיל עליהן רשימת עוולות. השתמש בשפה רגועה ומקצועית כדי להעביר את רגשותיך ולהימנע מהגבהת קול או משימוש בגסויות.
- צעקות וקללות רק יגרמו לכם להראות תוקפניים ולא מקצועיים.
- למשל, ספר להם איך אתה מרגיש מבלי להיות רגשי יתר על המידה. אתה יכול לומר משהו כמו, "כשאתה עושה משהו כזה, זה באמת גורם לי להרגיש שלא אכפת לך איך זה משפיע עלי, ולמען האמת, זה פוגע ומאכזב.
- 5שאל אותם אם יש לך שאלות לפני שתסיים את הפגישה. לאחר שהבעת את אכזבתך והסברת את נימוקיך, תן לאדם אפשרות לדבר. שאל אותם אם יש לך שאלות עבורך או אם הם לא ברורים לגבי דבר שאמרת להם כך שאין שום בלבול. ואז, תודה להם שוב שנפגשו איתך לפני שתסיים את השיחה.
- לעולם אל הקלד דוא"ל, כתוב מכתב ואל תנהל שיחה בזמן שאתה כועס. נשמו כמה נשימות כדי להרגיע את עצמכם לפני שתתחילו כך שיהיה לכם ראש צלול.
- הימנע משיחת שיחה עם מישהו מול אנשים אחרים. המתן עד שיהיו זמינים לדבר ולהיפגש איתם באופן פרטי.
- אל תרים את הקול שלך או תשתמש בגסויות כשאתה מדבר עם עמית לעבודה או עם מנהל, או שאתה עלול לצאת מאיים ותוקפני.
קרא גם: איך להתמודד עם אדם חסר ביטחון?
כתב ויתור רפואי תוכן מאמר זה אינו מיועד להוות תחליף לייעוץ רפואי מקצועי, בדיקה, אבחון או טיפול. עליך לפנות תמיד לרופא שלך או לאיש מקצוע רפואי מוסמך אחר לפני תחילת, שינוי או הפסקת טיפול רפואי כלשהו.
