כיצד להכניס שינויים בהליכי מקום העבודה?
למידה כיצד להציג וליישם נהלים חדשים במקום העבודה תסייע לעובדיכם לעבור לשינויים ביעילות תוך שמירה על מורל גבוה במקום העבודה.
שינויים בהליכי מקום העבודה בדרך כלל מניבים תוצאות חיוביות, חוסכים זמן וכסף לחברה או מקדמים סביבת עבודה חיובית יותר. שינוי מרגש את מי שמסתגל אליו בקלות, אך עבור חלק מהעובדים השינוי עשוי להיות לא מוכר, מרגיז או אפילו מפחיד. הם עשויים להתקשות לקבל את הלא נודע ולגרום למצוקה, או שהם עלולים לפתח חרדות מהקפדה על המדיניות החדשה. כמובילה במקום העבודה, תפקידך לוודא שכל מעבר מתנהל בצורה חלקה ככל האפשר. למידה כיצד להציג וליישם נהלים חדשים במקום העבודה תסייע לעובדיכם לעבור לשינויים ביעילות תוך שמירה על מורל גבוה במקום העבודה.
חלק 1 מתוך 3: תכנון שינויים פרוצדורליים
- 1היו מודעים לעלויות. אם אתה מיישם שינוי פרוצדורלי בכדי לחסוך כסף בשנים הקרובות, זה עשוי להיראות כמו בחירה ברורה. אך אם שינוי זה ידרוש התקנה יקרה של ציוד חדש, הכשרה משמעותית של כוח אדם או שכירת עובדים חדשים שייקחו על עצמם תפקידים חדשים, יתכן שתצטרך להשוות את העלויות כדי לראות אם הן עולות על החיסכון והיתרונות ארוכי הטווח. שוחח עם רואה חשבון על העלויות היחסיות לעומת חיסכון ארוך טווח כדי לקבוע אם החברה שלך יכולה להרשות לעצמה ליישם שינויים אלה, או נסה לבצע ניתוח עלות-תועלת פשוט.
- ניתוח עלות-תועלת משווה את העלויות הצפויות מול התועלות הצפויות כדי לקבוע את התוכנית הטובה והחסכונית ביותר.
- כדי לבצע ניתוח עלות-תועלת פשוט, חלק את דף הנייר לשתי עמודות. רשום את היתרונות בעמודה אחת ואת העלויות בעמודה השנייה. השווה בין שתי הרשימות כדי לראות איזו דרך פעולה היא המועילה והחסכונית ביותר.
- 2הקל על הצגתו. גם אם השינויים הפרוצדורליים שאתה מציג ישנו באופן קיצוני את אופן הפעולה של העסק שלך, חשוב להפוך את השינויים האלה לקלים להפעלה ויישום. אם בכלל אפשרי, נסה ליישם את השינויים החדשים בשלבים או בשלבים. כך לעובדים שלך יהיה קל יותר להתאים ולהתאים את עצמם להליכים החדשים.
- במידת האפשר, ביצעו שינויים באופן המאפשר לעובדים להסתגל באופן שלב אחר שלב. נסה לדרדר את השינויים הפרוצדורליים החדשים על פני מספר שבועות ואף חודשים כדי לאפשר הסתגלות מיטבית.
- 3מדוד את ההצלחה שלה. יש לבצע שינויים פרוצדורליים משמעותיים מסיבה כלשהי. לאחר שקבעת מדוע אתה מבצע שינויים אלה, חשוב למצוא דרך למדוד את ההצלחה היחסית של השינויים. אם השינויים אמורים לחסוך בעלויות, יש לבצע השוואת עלויות כדי להעריך עד כמה השינויים היו יעילים לאחר מספר חודשים. אם השינויים אמורים לשפר את שביעות הרצון של הלקוחות, אז עיין בסקרים ופקח על מספר הלקוחות החוזרים שמרוצים מהשינויים שביצעת.
- שקול להשתמש בכלי פיננסי בחינם או בעלות נמוכה כדי לעקוב אחר ההצלחה של החברה שלך לפני ואחרי יישום השינויים. אתה יכול למצוא כלים בחינם באינטרנט כמו inDinero או Corelytics, או להירשם לשירות חודשי מעמיק יותר מאותם ספקים.
- 4יש תוכנית בריחה. ברור שהתקווה שלך עם השינויים הפרוצדוראליים החדשים היא שזה ישפר את הדברים במקום העבודה. אבל מה עושים אם ההפך בסופו של דבר קורה? לכל תוכנית טובה לשינויים פרוצדורליים צריכה להיות תוכנית גיבוי או, אם כל השאר נכשל, תוכנית בריחה שתפקיר את השינויים לחלוטין.
- החלט אם ברירת המחדל תחזור לנהלים הישנים במקרה שהשינויים החדשים נכשלים, או אם תיישם תוכנית גיבוי. אם אתה בוחר תוכנית גיבוי, הכן תוכניות קונקרטיות לכל מקרה.
- ייתכן שתרצה להימנע מלספר לעובדים שלך שיש לך תוכנית גיבוי או שתחזור לנהלים הישנים. לספר להם דברים אלה עלול לגרום לך להיראות חלש או לא יעיל כמנהיג, וזה עשוי להגביר את התנגדות העובדים לשינויים אם הם יודעים שהתנגדות קולית מספקת תחזיר את הדברים למצב שהם היו.
נסה למסגר שינויים פרוצדורליים באופן שבו העובדים יראו בשינויים אלה שיפור באופן עבודתם.
חלק 2 מתוך 3: שמירה על ביטחון ושליטה
- 1העבירו את החזון שלכם. אם אתה סבור שהשינויים הפרוצדורליים שאתה מבצע ישפרו את החברה ו / או מקום העבודה, הודיעו על כך. תן לעובדים שלך לדעת כיצד אתה רואה בעיני רוחך את החברה בעוד שנה מהיום, והנח את האסטרטגיות (כולל שינויים פרוצדורליים אלה) שיעזרו להשיג את החברה במקום שאתה מאמין שהיא צריכה להיות.
- שתף את החזון שלך עם העובדים שלך. היו ברורים ותמציתיים בתיאור מה אתם רוצים עבור החברה שלכם.
- להבין את העובדים שלך.
- העצמי את עובדיך על ידי מתן אפשרות להשמיע את מחשבותיהם, דאגותיהם ומשובם הכללי על השינויים שאתה מציע. עם זאת, אל תאבד את המבנה הארגוני של החברה שלך.
- החליטו אם הכי טוב יהיה לתקשר את החזון שלכם ולהודיע על שינויים באופן אישי או באמצעות דוא"ל. סוגיות דחיפות מועברות באופן הטוב ביותר באופן אישי, וניתן להתעלם מהודעות כתובות / בדוא"ל.
טיפ מומחהעזור להכין את כוח האדם מבעוד מועד. מוביל לשינוי פרוצדורלי במקום העבודה, שתף מידע לגבי הסיבה לכך ששינוי זה מתרחש, אם אתה יכול. זה יעזור להפחית חלק מהחרדות שיכולות להתרחש סביב השינוי.
- 2למכור את השינוי. לא משנה אילו שינויים פרוצדורליים במקום העבודה אתם מנסים ליישם, יתכן שלא יספיק לומר פשוט לעובדיכם "ככה זה יהיה מעתה ואילך." כמנהיג, זה התפקיד שלך להוביל, וזה אומר להביא את העובדים שלך מאחוריך ב 100%. לאחר שהכרזתם על השינויים, מכרו אותם לעובדים שלכם. עזור להם לראות מדוע שינויים אלה טובים לחברה ובסופו של דבר טובים לעובדים.
- תן לעובדים שלך לדעת את המוטיבציה שלך (או החברה) ליישום שינויים אלה. אם השינויים יחסכו כסף, אמור זאת. אם הם ייצרו סביבת עבודה טובה יותר, אז יידעו את כולם. לא משנה מה המוטיבציה, הבהיר כי היתרונות של שינויים אלה יעלו על העלויות ובעיות היישום.
- ציין מדוע הדרך הישנה לעשות דברים הייתה לא נכונה או לא יעילה. ניגודיות ברורה עשויה להקל על העובדים להבין מדוע היה צורך בשינוי זה.
- 3הסר כל אי וודאות. אחת הסיבות הגדולות ביותר לכך שעובדים מתנגדים לשינוי היא הפחד שהם חשים מפני הלא נודע. אם יש אי וודאות לגבי אופן הפעולה העסקית השוטפת, או לגבי התפקידים הספציפיים מאוד שאתה ועובדיך ימלאו בשינויים אלה, יהיה עליך להסיר את אי הוודאות. אתה יכול לעשות זאת על ידי צפייה בשאלות, ספקות וחששות שיש לעובדים שלך ולהקל עליהם לפני שהם עולים.
- הקפידו על תכנון אופן פעולתו של העסק ואילו שינויים (אם בכלל) יתעוררו בתפקידי העובדים שלכם. יידעו שתפקידיהם לא ישתנו, או אם תפקידיהם יושפעו בצורה כלשהי, אז יהיה ברור מההתחלה.
- נסה למסגר שינויים פרוצדורליים באופן שבו העובדים יראו בשינויים אלה שיפור באופן עבודתם. אם תסיר את הספק העוטף הכרזות פרוצדוראליות מעורפלות ומסגר מחדש את השינויים הללו כדרך ליצור סביבת עבודה טובה יותר או סדר פעולות חלק יותר, סביר להניח שהעובדים שלך יהיו יותר על הסיפון.
טיפ מומחההמומחה שלנו מסכים: כאשר מיושמים שינויים פרוצדורליים ומנהלים כללים או הנחיות חדשים, היה ברור באילו היבטים של השינוי לא ניתן לסחיר ואילו יש גמישות המובנית בהם. למשל, אתה יכול לומר, "יש לדווח למנהל שלך על פריטים ברשימה זו אם הם מתרחשים, ללא יוצאים מן הכלל", או "אנו ממסנים את התמיכה בתוכנה הישנה, אך אתה יכול לבחור להשתמש בתוכנה החדשה באותה מידה או כמה שאתה רוצה.
- 4הזמן נכון. כמה מומחים עסקיים מייעצים שתזמון ההודעה הפרוצדוראלית עשוי להיות הגורם הגדול ביותר בהעלאת העובדים. אין כלל ברור לגבי התזמון הנכון, מכיוון שכל מצב ומקום עבודה שונה, אך היותכם מודעים לאופן בו השינויים משפיעים על עובדיכם עשויים לעזור לכם לתזמן את ההכרזה והיישום קצת יותר טוב.
- אם הנהלים החדשים ידרשו הכשרה נוספת, נסה לתזמן את יישום אותם הליכים באופן שיעניק לעובדיך זמן מספיק להתכונן. לדוגמה, אל תודיעו על נהלים חדשים ביום שישי אם הם ייכנסו לתוקף ביום שני שלאחר מכן. זה עשוי לדרוש מהעובדים להיכנס בסוף השבוע להכשרה או להתעסק כדי להבין את הדברים ביום בו השינויים יעלו לאוויר.
- אם בכלל אפשרי, הודיעו על שינויים פרוצדורליים כמה שבועות לפני שהם יתקיימו. זה ייתן לכולם הזדמנות לקרוא את ההליכים החדשים, להבין במה הם שונים מהישנים וללמוד כיצד לבצע את השינויים הנדרשים.
אם אתה סבור שהשינויים הפרוצדורליים שאתה מבצע ישפרו את החברה ו / או מקום העבודה, הודיעו על כך.
חלק 3 מתוך 3: יישום שינויים
- 1אל תאבד את זהות החברה שלך. שינויים פרוצדורליים הם בדרך כלל טובים, אך הם לא צריכים להיות כה קיצוניים שעובדיך כבר אינם מכירים בחברה - לפחות לא בן לילה. זכרו כי בנוסף לנוחות במוכר, רבים מעובדיכם עשויים להיות נאמנים ומסורים לחברה בזכות תדמית / זהותה או משימתה המקורית. זה בסדר להעביר היבטים אלה באמצעות תוכנית ארוכת טווח, אך ביצוע שינויים קיצוניים לאורך זמן קצר עשוי להרחיק או להבהיל את העובדים הנאמנים ביותר שלך.
- 2חפש קלט. מידת שביעות הרצון של העובדים שלך תהיה אחד המדדים הטובים ביותר לחשיפת השינויים. עובדים מסוימים, כמובן, יתנגדו לשינוי לא משנה מה יקרה, אך עובדים אחרים עשויים לאהוב את הכיוון הכללי תוך הסתייגויות מהשימוש בפועל בשינויים אלה.
- דרך קלה להבטיח את שביעות רצון העובדים ולאמוד שינויים עתידיים שעשויים להיות נחוצים היא לבקש מהעובדים משוב על השינויים. יידעו שאמנם ייתכן שלא תהיה פתוח לביטול השינויים, אך אתה מעריך תשומות ושיתופי פעולה של עובדים בכל הנוגע לאופן היישום של שינויים אלה.
- שקול להקים צוות משימה או ועדה שתבקש לקבל משוב על אופן היישום של השינויים ועל קלט כיצד השינויים עשויים להיות מיושמים בהצלחה יותר.
- 3תגמול ביצועי עובדים. אחת הדרכים לעזור להעלות את העובדים לשינויים פרוצדורליים חדשים היא לייצר לעובדים יעדים קצרי טווח ולתגמל את העומדים ביעדים אלה. זה אולי נראה כמו מהלך לא משמעותי, אבל זה יכול לעזור לבנות תמיכה בשינויים ולהשרות רצון עז ליישם שינויים אלה.
גם אם השינויים הפרוצדורליים שאתה מציג ישנו באופן קיצוני את אופן הפעולה של העסק שלך, חשוב להפוך את השינויים האלה לקלים להפעלה ויישום.
- העלה את העובדים שלך לסיפון ומעורב בשינויים בהליכים מוקדם ככל האפשר.
- נסה להיעזר בעובדים עם חלק התכנון או היישום של תהליך זה.
- עודדו גמישות במקום העבודה. ככל שהעובדים שלך יסתגלו לשינוי טוב יותר, התהליך הזה יהיה קל יותר עבור כולם.
- לעולם אל תענה על שאלה אלא אם אתה בטוח שיש לך תשובה מדויקת ומלאה. אם אין לך תשובה מדויקת עדיף להודות שאתה לא בטוח ומבטיח לחזור בקרוב עם התשובה הנכונה.
שאלות ותשובות
- כיצד עובדים יכולים להסתגל לשינויים אלה?היו סבלניים, רשמו תזכורות ובקשו עזרה אם אתם זקוקים לה.
תגובות (4)
- זה עזר מאז שאני גולש לפרויקט שלי כיצד להציג ולנהל שינויים בחברה על ידי משאבי אנוש. מאמר זה נתן לי ידע על האובייקט ורעיון חדש. תודה על הצוות הטוב.
- אני למעשה עושה דוח בית ספר על התייחסות לשינויים בעסק, אז זה באמת עזר. תודה רבה על המאמר הזה.
- אני עושה חיבור, ומאמר זה עזר מאוד. תודה!
- נתת לי את ההנחיה לטפל בבעיית המורל שלי במקום העבודה. עכשיו אני מכיר את הצעדים שיש לבצע. תודה.
קרא גם:
כתב ויתור רפואי תוכן מאמר זה אינו מיועד להוות תחליף לייעוץ רפואי מקצועי, בדיקה, אבחון או טיפול. עליך לפנות תמיד לרופא שלך או לאיש מקצוע רפואי מוסמך אחר לפני תחילת, שינוי או הפסקת טיפול רפואי כלשהו.
