כיצד להגיב לתלונת OSHA?
התייחס למכתב שלך ומשקף את המידע על מכתב התלונה שקיבלת (כולל שם הנציג שחתם על מכתב התלונה שלך).
על פי חוק הבטיחות והבריאות התעסוקתית (OSHA), לעובדיך הזכות להגיש אותך למספר כלשהו של הפרות בטיחות בעבודה, כולל שימוש בחומרים מסוכנים, הגנה מפני אש או חשיפה לרעש. הידיעה כיצד לענות לתלונה של OSHA, ולהתקיים מערך נהלים קיים, תסייע לחברתך להישאר בעסקים ולעמוד בכל צרכי הרגולציה שמטופלת בתלונה.
חלק 1 מתוך 4: תגובה לשיחת הטלפון הראשונית
- 1אל תיבהל. קבלת תלונה על OSHA בטח תגרום לך להלם, אך אל תיבהל! כל שעליך לעשות הוא להישאר רגוע ומכבד, להקשיב היטב ולבצע את ההוראות, לבצע את כל השינויים הנדרשים ולשלוח מכתב תשובה המציג זאת. למעשה, תלונתך על OSHA צריכה להיפתר תוך מספר ימים.
- 2הקשב טוב. כשתקבל את שיחת הטלפון הראשונית שתודיע לך על תלונת OSHA, הקשב היטב לנציג בטלפון. הימנע מלשאול שאלות! כל שעליך לעשות הוא להיות מקצועי ככל האפשר ולכתוב את כל המידע.
- 3הימנע מלהודות או להסביר דבר. בזמן שאתה בטלפון עם הנציג, הימנע מלהודות, להכחיש או להסביר אחרת. עכשיו זה לא הזמן לזה. כל שעליך לעשות הוא להקשיב ולקחת כמה שיותר מידע שאתה יכול. במהלך שיחת הטלפון הזו, תחזיק את הלשון שלך.
- אתה יכול לומר משהו כמו, "אני לא יכול לאשר ולא להכחיש את הטענות האלה", או בפשטות, "זה לא מדיניות החברה שלנו להגיב מיד."
- 4הביעו דאגה אמיתית. לאחר ששמעתם את דברי הנציג, הקדישו רגע להביע דאגה מקצועית אמיתית. הדגימו כי אתם מתייחסים לתלונה זו ברצינות רבה.
- אתה יכול להביע את דאגתך באופן ישיר ביותר באמירה "אני לוקח את התלונה הזו ברצינות רבה. בטיחות העובדים ומקום העבודה שלי חשובה לי מאוד."
- 5הודיעו על כוונתכם לציית. הסביר כי בכוונתך לבדוק את ההאשמות בקפידה כאשר תקבל את מכתב התלונה הרשמי, ולעמוד בהוראות המפורטות בתוכו. הבהיר כי תעשה כל מה שצריך על מנת לפתור תלונה זו ולתקן את המצב.
- אתה יכול לומר, "יש לי כל כוונה לבדוק את העניין הזה ולתקן את הבעיות בהקדם האפשרי."
- 6תודה לנציג OSHA. בסוף שיחת הטלפון שלך, הקפד להודות לנציג על זמנו. זה עוזר לסגור את התקשורת בנימה חיובית ומקצועית.
זמן קצר מאוד לאחר שיחת הטלפון שלך, עליך לקבל תכתובת פקס מ- OSHA. זהו מכתב התלונה הרשמי שלך.
חלק 2 מתוך 4: תגובה למכתב התלונה
- 1סקור את תקני OSHA המצוטטים במכתב. זמן קצר מאוד לאחר שיחת הטלפון שלך, עליך לקבל תכתובת פקס מ- OSHA. זהו מכתב התלונה הרשמי שלך. עיין במכתב זה בזהירות רבה וקבע את אופי התלונה.
- 2פרסם עותק של מכתב התלונה שלך. על פי הוראות OSHA, עליך לפרסם עותק של מכתב התלונה שלך על לוח המודעות של החברה, שם כל העובדים עשויים לראות אותו.
- הציטוט חייב להישאר בשלושה ימי עבודה (לא כולל סופי שבוע או חגים) או עד לתיקון הבעיה.
- זה חייב להיעשות גם אם אתה מתמודד עם הציטוט.
- 3חתם ושלח בחזרה את "אישור ההודעה " שלך. לאחר שפרסמת עותק של מכתב זה בו יוכלו העובדים שלך לראות, חתום על "אישור ההודעה " הכלול ופקס אותו בחזרה למספר שסופק. שמור את קבלת הפקס שלך כהוכחה.
- 4בדקו את הטענות. בדוק את כל המרכיבים בתלונת OSHA באופן יסודי ככל שתוכל. גם אם אתה מוטרד מהתלונה, או אינך מציב הרבה מלאי בלגיטימיות שלה, חפש תחומים כלשהם שיש לטפל בהם או לשפר.
- 5הגדר את תוכנית התיקון שלך. לאחר שחקרת את כל הבעיות הפוטנציאליות, תכנן תוכנית לתיקונן, והפעל מיד את התוכנית שלך. הקלט שינויים חשובים באמצעות תמונות, קבלות או תיעוד אחר.
כשתקבל את שיחת הטלפון הראשונית שתודיע לך על תלונת OSHA, הקשב היטב לנציג בטלפון.
חלק 3 מתוך 4: ניסוח מכתב התשובה שלך
- 1פעל מהר. עליך לנסח את מכתב התשובה שלך לא יותר משלושה ימים לאחר קבלת מכתב התלונה שלך. לאחר קבלת התלונה, יש לך רק חמישה ימים להתייחס באופן מלא למצב ולהגיש תשובה, אז אל תבזבז זמן.
- 2השתמש בתבנית ברורה. בדוק היטב את אופן עיצובו של מכתב התלונה שלך, שים לב לנוסח בו נעשה שימוש, ושים לב לטון. תרצה להתאים הן לפורמט והן לגוון המכתב שקיבלת.
- התייחס למכתב שלך ומשקף את המידע על מכתב התלונה שקיבלת (כולל שם הנציג שחתם על מכתב התלונה שלך).
- כלול את מספר התלונה הרשמי שלך בשורת הנושא.
- התאם את ההצדעה של מכתבך לזה המשמש במכתב התלונה.
- ציין את כוונותיך במכתב (למשל, לטפל בטענות ולהציג את ממצאיך) בהקדמה שלך.
- 3הגבל את עצמך לעובדות. בהמשך מכתבך, ציין את העובדות בפשטות ובבהירות שאתה יכול. זה לא המקום לדבר רע על עובד, לנסות להכחיש את הטענות או לנסות להאשים אחרים. תלונתך תיפתר במהירות אם פשוט תתייחס לחיובים ותסביר מה עשית לתיקון המצב.
- לדוגמא, אתה יכול לומר, "ב -5 בנובמבר קיבלתי את תלונת OSHA מספר 2845. במהלך היומיים הקרובים חקרנו ציטוטים 1-3 וקבענו פעולות מתקנות. ב -7 בנובמבר תיקנו ציטוט 1 (שימוש לא נכון מנדף) באמצעות החלפת הציוד (ראה קבלה ותמונה מצורפים). "
- 4ספק תיעוד. שלח את מכתבך יחד עם כל הניירת המשלימה שתעזור לך לסגור את התיק שלך. זה יכול לכלול הזמנות רכש, קבלות, מעקב אחר תוצאות, פרטי קשר עם ספק / קבלן, תמונות או כל מסמך אחר המאמת את השינויים שביצעת.
- 5שלח את המכתב. דאג לשלוח את המכתב בדואר מוסמך (עם בקשת חתימת קבלה), או באמצעות שליח פרטי. אל תשכח מהמועד האחרון שלך לחמישה ימים!
- 6התקשרו והמשיכו. אם לא שמעתם דבר בתלונתכם בתום שלושה ימי עסקים לאחר תאריך קבלתכם הצפוי, התקשרו והמעקב. הכן את מספר התיק שלך ובקש דוח מצב.
- 7היכונו לבדיקה. יתכן שמפקח OSHA עשוי להופיע ללא אזהרה למתקן שלך. היו אדיבים, מקצועיים ואדיבים, ותענו רק על שאלות ספציפיות אליהן פונה המפקח.
- 8שלם קנסות. בהתאם לאופי התלונה וחומרתה, ייתכן שתתבקש גם לשלם קנס. יש לשלם עונש זה תוך 15 ימי עבודה מרגע קבלת הציטוט באמצעות שליחת צ'ק ישירות ל- OSHA. עד שהתשלום שלך לא יתקבל, התיק שלך לא ייפתר.
חלק 4 מתוך 4: התמודדות עם תלונה של OSHA
- 1בקש ועידה בלתי פורמלית. אם אתה שוקל להתמודד עם תלונתך, מומלץ מאוד להתקשר ולבקש ועידה בלתי פורמלית עם נציג OSHA מקומי. במהלך ועידה זו תוכלו להבין טוב יותר את אופי ההפרה שלכם, לדון בשיטות לתיקון, לדון באפשרויות הסדר ואולי אף לפתור ציטוטים ועונשים שנוי במחלוקת.
- ניתן לעשות זאת גם אם כוונתך לעמוד במלואה, או אם אינך בטוח באיזה מסלול לעבור.
- 2ניסח והגיש "הודעת כוונה להתמודד ". אם הסקת כי רכיב כלשהו בתלונה אינו מבוסס, או אם אינך מסכים עם האגרה שהוקצתה או עם מועד ההפחתה, עליך להגיש הודעה רשמית על הכוונה לתחרות בתוך 15 ימי עבודה מיום קבלת הציטוט שלך. על מכתבך לציין במדויק את מה שנמצא במחלוקת - הציטוט, חלק מהציטוט, סכום האגרה או תאריך ההפחתה - באופן ברור ככל האפשר. לאחר מכן שלח הודעה זו באמצעות דואר מוסמך.
- לדוגמה, אתה יכול לומר, "ברצוני להתמודד עם הציטוט והעונש המוצע לפריטים 2 ו -3 לציטוט שהונפקו ב -5 בנובמבר 2015."
- 3המתן ל- OSHRC לקבוע דיון. ברגע שמתקבלת הודעת הכוונה שלך לתחרות, המקרה שלך יהיה רשמי בהתדיינות משפטית. תאריכי ההפחתה והאגרה שלך יושעו עד לקבלת החלטה, ותיקך יועבר ל- OSHRC. OSHRC היא סוכנות עצמאית הנפרדת ממשרד העבודה. ה- OSHRC יקבע דיון בעניינך.
- 4השתתף בדיון. לאחר שתאריך השימוע שלך נקבע, תרצה להתחיל להתכונן לשימוע שלך ולוודא שאתה יכול להשתתף. ייתכן שתרצה להשיג מועצה משפטית שתעזור לך להציג את המקרה שלך. הן מעסיקים והן עובדים זכאים להשתתף בשימוע זה.
- 5בחר לקבל את ההחלטה או לערער עליה. בשימוע זה תושג החלטה, בין אם לקיים את הציטוט הראשוני ואת העמלות, לשנות אותם כדי לתת דין וחשבון לתחרות הספציפית שלך או לדחות אותם. לכל אחד מהצדדים יש אפשרות לקבל את ההחלטה או להגיש ערעור להמשך חקירה על ידי ה- OSHRC. אם התיק עדיין לא נפתר, הוא יעבור לבית המשפט הפדרלי.
הידיעה כיצד לענות לתלונה של OSHA, ולהתקיים מערך נהלים קיים, תסייע לחברתך להישאר בעסקים ולעמוד בכל צרכי הרגולציה שמטופלת בתלונה.
- כבד את זכויות העובדים שלך להגיש תלונה על OSHA. סעיף 11 (ג) לחוק הבטיחות והבריאות בעבודה אוסר על כל עסק להרפות מעובד או להשיב לו בגלל שריקה או הגשת תלונה של OSHA.
- אל תשאל שאלות ואל תירץ כאשר אתה מתמודד עם OSHA. במקום זאת היו פשוטים ותמציתיים בתקשורת שלכם איתם, והתמודדו רק עם התלונה שעל הפרק.
- אם חוקר OSHA מופיע אצל העסק שלך, אינך נדרש להכניס אותם עד שכל אנשי ההנהלה יהיו במקום. הודיעו לכל עובדי הקבלה והמאבטחים על עובדה זו.
- אם בעיה זו לא נפתרה במהירות, כדאי לך לקבל ייעוץ משפטי.
קרא גם: כיצד להסביר מחלה כרונית למעסיק?
שאלות ותשובות
- איך אני אומר שנוכל לשתות מים מתי שנרצה במקום העבודה?"ניתן לצרוך מים במהלך יום העבודה. זו האופציה של העובד לדחות או לצרוך מים." כמובן שאם מים הם עניין כל כך חשוב, כדאי להביא איתך בקבוק מים לעבודה.
תגובות (1)
- דחפתי בניגוד לרצוני להיות האדם OSHA שבו אני עובד. קיבלנו 2 תלונות בששת החודשים האחרונים, ומידע זה עזר לי מאוד בתגובה לאותן תלונות וציטוטים הבאים. תודה רבה על פרסום זה!
קרא גם:
כתב ויתור רפואי תוכן מאמר זה אינו מיועד להוות תחליף לייעוץ רפואי מקצועי, בדיקה, אבחון או טיפול. עליך לפנות תמיד לרופא שלך או לאיש מקצוע רפואי מוסמך אחר לפני תחילת, שינוי או הפסקת טיפול רפואי כלשהו.
