כיצד לקבוע פגישות למטופלים?
אם אתה עובד במשרד רפואי, או שאתה מתחיל בפועל משלך, קביעת פגישות למטופלים היא אחת המשימות החשובות ביותר שלך.
אם אתה עובד במשרד רפואי, או שאתה מתחיל בפועל משלך, קביעת פגישות למטופלים היא אחת המשימות החשובות ביותר שלך. שמירה על לוח הזמנים של הפגישות שלך מאורגנת תבטיח שאף חולה לא "ילך לאיבוד" במערכת ושגם למטופלים וגם לרופאים תהיה חוויה נעימה במשרד. בינתיים, מקסימום התפוקה בלוח הזמנים שלך תאפשר לך להזמין פגישות נוספות ולהגדיל את הכנסות המשרד שלך.
שיטה 1 מתוך 3: הגדרת מערכת לקביעת פגישות
- 1תנו למטופלים להזמין פגישות דרך הטלפון, באופן אישי ומקוון. בדרך זו תבטיח שתשיג את מירב המטופלים האפשריים ולא תאבד מטופלים פוטנציאליים שאינם יכולים לקבוע פגישות באופן מסוים. המאפשר לאנשים לקבוע פגישות מקוונות גם מאפשר לך לנצל 20,57 גישה מקוונת ולתת למטופלים להזמין פגישות לאחר שעות.
- בנוסף ליעילות נוספת זו, מטופלים מדווחים בדרך כלל כי הם מרגישים יותר בנוח ופחות מכבידים על ידי תזמון מקוון מאשר על ידי קביעת פגישות דרך הטלפון.
- יש מגוון רחב של תוכנות לקביעת פגישות מקוונות שתוכלו לרכוש לשימוש במשרד שלכם. חלק מהתוכנות הפופולריות ביותר כוללות את AppointmentPlus, Booker ו- Thryv. כמובן, אתה יכול גם לבנות תוכנת תזמון משלך אם יש לך כישורי קידוד ופיתוח!
- 2הציעו למטופלים אפשרויות מרובות למועד הפגישה שלהם. אתה רוצה לוודא שאתה נותן למטופלים שלך כמה שיותר אפשרויות כדי שיוכלו לבחור את משך הזמן הטוב ביותר עבור לוח הזמנים הספציפי שלהם. זה אולי נראה מובן מאליו, אך חשוב מאוד לשמור על שמחת המטופלים ולהפחית את הסיכוי שהם יצטרכו לבטל את הפגישה בגלל סכסוך זמן.
- לדוגמא, במקום לשאול מטופל אם יום שלישי בשעה 1:00 עובד עבורו, תן לו את האפשרות לבחור כל משבצת זמן זמינה המתאימה לו, כגון יום שלישי בין השעות 1: 00-2: 00, 2: 00-3: 00, או 4: 00-5: 00.
- 3הסר את פרטי ההתקשרות של כל מטופל. יהיה עליך להיות מסוגל ליצור איתם קשר כדי להזכיר להם פגישה קרובה או לתזמן מחדש את הזמנתם הבאה. הקפד לבקש את מספר הטלפון של האדם, את כתובת הדואר האלקטרוני שלו ואת כתובת הדואר שלו כאשר הם מזמינים לראשונה את הפגישה.
- אם האדם קובע את התור באופן אישי או בטלפון, פשוט בקש ממנו את המידע הזה. אם הם קובעים את פגישתם באופן מקוון, דאגו לכלול אזור בפורטל המקוון שלכם למידע ליצירת קשר עם המטופל.
בינתיים, מקסימום התפוקה בלוח הזמנים שלך תאפשר לך להזמין פגישות נוספות ולהגדיל את הכנסות המשרד שלך. - 4שלח לחולים תזכורות יום לפני פגישתם. אם המטופלים שוכחים את זמן הפגישה ולא מופיעים, זה מוביל לחסימה עצומה של זמן מבוזבז בלוח הזמנים שלך. שימוש בתזכורות מפחית את הסיכון שמטופלים לא יתייצבו לפגישתם ובכך מסייע במניעת בזבוז זמן זה.
- שיחה או שליחת הודעות טקסט לחולים היא הסוג הטוב ביותר של תזכורת, מכיוון שהם נוטים יותר להבחין בשיחה או בהודעה נכנסת מאשר לראות הודעת אימייל חדשה בתוך זמן קצר.
- שימוש במערכת תזכורות עשוי גם להגביר את ביטולם וקביעתם מחדש של פגישות לא רצויות, מה שעלול לגרום למטופלים להרגיש יותר שליטה ובכך מרוצים יותר מזמני הפגישה שלהם.
- 5קבע מתזמן פגישות ייעודי למשרדך. אם אינך אחראי אך ורק על שמירת לוח הזמנים למשרדך, שכר או קבע מישהו שיהיה מתזמן הפגישות הראשי. הצבת האחריות לקביעת פגישות עם אדם אחד תאפשר הליך תזמון מחוזר יותר ותוביל ללוח זמנים המשקף טוב יותר את צרכי המטופל ואת העדפותיהם של רופאים בודדים.
- לדוגמא, אם אדם אחד אחראי על קביעת פגישות, הוא יכול להתמקד בדברים כמו התאמת מטופלים מסוימים או מצבים לרופאים מסוימים במקום לחלק את תשומת ליבם בין מספר משימות.
שיטה 2 מתוך 3: בדיקת חולים במסגרת לוח הזמנים
- 1קבוצה של חולים עם מצבים או בעיות דומות באותו יום. רופאים מעריכים בדרך כלל טיפול בחולים דומים גב אל גב, מכיוון שהוא מוסיף עקביות לתפקידם ומכניס אותם לחשיבה רפואית ממוקדת יותר. לפיכך, ארגון לוח הזמנים שלך בדרך זו גם ישמח את הרופאים במשרדך וגם יאפשר למטופלים שלך לקבל טיפול יעיל יותר.
- לדוגמא, אם ישנם מספר מטופלים שקובעים פגישות לתנאי עור במהלך שבוע מסוים, נסה לקבוע זאת כך שהפגישות שלהם ייפלו באותו היום של אותו שבוע.
- 2השתמש בתרשים שלישייה כדי לתעדף פגישות על פי רצינות. על התרשים לכלול קריטריונים כגון תסמינים שדווחו, דחיפות פגישה ואורך פגישה. בעת הוספת פגישה חדשה ללוח הזמנים, עיין בתרשים זה כדי לקבוע אם להזמין את הפגישה באותו יום, בימים הקרובים או בשבועות הקרובים.
- לדוגמא, אם אדם מתקשר לקבוע פגישה ומדווח על תסמינים כמו כאב עז וקוצר נשימה, התאם אותם לתזמון בהקדם האפשרי מכיוון שמצבם עלול להיות קשה מאוד.
- אם אין מקום בלוח הזמנים לראות מישהו עם מצב דחוף מיד ואתה צריך לקבוע פגישה של מטופל אחר, אתה יכול גם להשתמש בתרשים כדי לקבוע אילו פגישות ניתן לדחות.
במודל תזמון זה, פגישות מטופלים מקובצות בסמוך לתחילת השעה וסוף השעה נותר פתוח. - 3הימנע מהזמנה כפולה של מטופלים חדשים ומטופלים עם בעיות מורכבות. פגישות אלו ידרשו יותר זמן ותשומת לב מכפי שיצטרכו חולים חוזרים. במקום זאת, קבעו חולי "עבודה" שדורשים מעט תשומת לב לצד מטופלים חדשים, כך שאחיות יוכלו לבצע את הצ'ק-אין הראשוני בחולה חדש בזמן שהרופא עובד עם המטופל בעבודה.
- למרות שהזמנה כפולה בדרך זו יכולה לעזור לך לראות יותר חולים ביום, זה עשוי להוביל אותך להיתקל בבעיות כאשר מתרחשות נסיבות בלתי צפויות. שמור על הזמנה כפולה למינימום כדי למנוע בעיות בהמשך הדרך.
- קביעת קביעת מטופלי "עבודה" היא גם אמצעי טוב לבחון חולים בהתבסס על צרכיהם ולהשאיר יותר מקום לפגישות לבעלי בעיות חמורות יותר.
- 4תכנן את לוח הזמנים שלך סביב תנודות עונתיות בצרכי המטופל. על סמך הדמוגרפיה של קהל הלקוחות שלך, סביר להניח שתראה הרבה פגישות מוזמנות סביב אותה תקופה של השנה על בסיס קבוע. השתמש בניסיון העבר כדי לחזות את התנודות העונתיות הללו ולהשאיר מקום הולם בלוח הזמנים כדי להתאים לצרכי המטופלים שלך.
- לדוגמה, ייתכן שתראה מספר רב של אנשים המתזמנים בדיקות לילדיהם בתחילת שנת לימודים חדשה, מה שיחייב אותך לנסות להשאיר מקום לפגישות אלה לפני ואחרי הלימודים בכל יום.
- באופן כללי, התקופות העמוסות בשנה במשרדי רופאים כוללות את פתיחת שנת לימודים חדשה (כלומר אוגוסט), עונת האלרגיה (כלומר, אפריל-יוני) ועונת השפעת (כלומר אוקטובר-פברואר).
שיטה 3 מתוך 3: שמירה על לוח זמנים יעיל לפגישות
- 1צור ציר זמן שבועי כדי לארגן את לוח הזמנים שלך. ציר הזמן שלך צריך לכלול מידע כמו כמה מטופלים המשרד שלך צריך לתזמן בכל שבוע, כמה שעות אנשי הצוות יכולים לעבוד, וכמה ימים המטופל יכול לחכות לפני שהוא פונה לרופא. מידע זה על ציר הזמן יעזור לך לאזן בין צרכי המטופל לבין עובדי המשרד שלך.
- לדוגמה, אם אתה יודע שכבר קבעת מספיק חולים שיענו על צרכי משרדך למשך שבוע אחד, תוכל לקבוע עדיפות לתזמן חולים שאין להם מצבים דחופים במהלך השבוע הבא.
- 2השתמש בתזמון גלים שונה כדי למנוע הצטברות מטופלים. במודל תזמון זה, פגישות מטופלים מקובצות בסמוך לתחילת השעה וסוף השעה נותר פתוח. בעזרת לוח זמנים מסוג זה, השטח הפתוח בסוף השעה משמש כחיץ למועד שבו פגישות נמשכות זמן רב מהצפוי או שמתרחשות נסיבות בלתי צפויות אחרות.
- מודל תזמון גל שונה יהיה דרסטי לצמצם זמני המתנה המטופל, ובכך מוביל הכולל יותר שביעות הרצון של המטופלים.
- אם יש לכם זמן ריק בסוף השעה, תוכלו לנצל את הזמן הזה כדי להתעדכן במשימות אחרות במשרד, כמו למשל הגשת ניירת, שיחות טלפון או אפילו קיום ישיבות צוות.
הצבת האחריות לקביעת פגישות עם אדם אחד תאפשר הליך קבוע יותר של תזמון ותוביל ללוח זמנים המשקף טוב יותר את צרכי המטופל ואת העדפותיהם של רופאים בודדים. - 3השתמש ברשימת המתנה כדי למנוע אובדן מקום בלוח הזמנים לאחר ביטול. על ידי רשימת המתנה, תוכל להוסיף מטופלים ללוח הזמנים ברגע האחרון אם פגישה שנקבעה בעבר בוטלה. זה ימזער את משך הזמן וההכנסות שמשרד שלך יאבד כאשר מטופל יבטל אותך.
- צור את רשימת ההמתנה שלך בפורמט דיגיטלי והגדר אותה כך שתוכל לשלוח מיידית טקסט או דוא"ל לחולים ברשימה כאשר משבצת לוח הזמנים נפתחת. זה הרבה יותר יעיל מאשר צורך ליצור קשר טלפוני עם מטופלים ברשימה.
- 4הגדירו את זמני ההגעה 20 דקות מוקדם יותר משעות הפגישה. זה ייתן לצוות בתחנת הצ'ק-אין זמן רב לאסוף את כל המידע הדרוש ממטופל לפני פגישתם המתוכננת עם הרופא. ארגון זמני הפגישות בדרך זו מונע סוגים של עיכובים העלולים להשליך את לוח הזמנים של יום שלם.
- לדוגמה, אם למטופל יש פגישה בשעה 8:00 בבוקר והם מגיעים בשעה 7:55 בכדי לבצע צ'ק-אין ולמלא ניירת נדרשת, יתכן שהם לא יהיו מוכנים לפנות לרופא עד השעה 8:15. זה דוחף את הפגישות להמשך היום, מה שמוביל לחולים מתוסכלים ולהפחתת התפוקה.
- שקול להאריך את שעות העבודה של המשרד שלך, אם אתה יכול לעשות זאת. היותך פתוח יותר במשך היום יאפשר לך לראות ביתר קלות מטופלים עם לוחות זמנים עמוסים או שאינם יכולים להתאים פגישה ליום העבודה שלהם 9 עד 5.
כתב ויתור רפואי תוכן מאמר זה אינו מיועד להוות תחליף לייעוץ רפואי מקצועי, בדיקה, אבחון או טיפול. עליך לפנות תמיד לרופא שלך או לאיש מקצוע רפואי מוסמך אחר לפני תחילת, שינוי או הפסקת טיפול רפואי כלשהו.
